オフィス移転の詳細のスケジュールを教えてください。(5ヶ月前編)…

オフィスのQ&A

オフィス移転の詳細のスケジュールを教えてください。(5ヶ月前編)

今回はオフィス移転をする5ヶ月前にすべきことを下記させて頂きます。

オフィス移転の5ヶ月前にすべきこととしては、大きく書き2点が重要になります。

①新オフィスの契約

Ⅰ.オフィス賃貸契約

オフィス仲介会社さんと連携をはかり、物件情報を収集し、気に入った物件が見つかったら、入居申込みのための準備に移ります。
入居申込書には、一般的に会社名・住所・代表者名・業務内容・取引銀行などを記入し、会社案内・登記簿謄本をセットで入居の申込みをします。
その後、ビルのオーナーによる信用調査が行われ、とくに問題がなければ契約になります。

Ⅱ.敷金・保証金

賃貸オフィスの契約時には、敷金や保証金として、賃料の数ヶ月分が必要となります。
敷金や保証金に関しては、物件ごとに異なりますので、ご確認ください。
また、最近では、保証会社さんを活用する企業さまも増えております。

敷金や保証金は、退去時の原状回復費用や賃料滞納時の担保として支払うものです。
支払う金額、返還方法、償却方法などは物件により異なるため、契約内容をよく確認しておくべきです。
また、共用部分の負担は、オーナーやビル管理会社が行うのかテナント側で行うのかといった賃料に含まれる範囲なども確認する必要があります。
※ビルによっては、共用部分の清掃や備品に関しても異なりますので、事前に確認すると良いでしょう。

Ⅲ.指定業者の有無

現在は少なくなっていますが、ビルによっては、電気工事会社や内装工事会社を指定される場合があります。
費用の検討をする際に影響しかねないので、事前に確認しておくと良いでしょう。
指定業者の場合、見積もりなどを事前に仕入れ、適正価格かどうかの確認もすると良いでしょう。

Ⅳ.手付金の支払い

本契約に先んじてオフィス物件を抑えるために、手付金を支払う場合もあります。キャッシュフローに関わってくる部分になりますので、事前に確認しておくと良いでしょう。
手付金は、保証金・敷金の20%程度が一般的で、本契約の締結まで進んだ際には保証金の一部に当てられるのが一般的です。
また、キャンセルした場合の手付金の返金の有無もあわせて確認すると良いです。
仮に戻ってくる場合には、書面で残しておくとよいでしょう。

②オフィス設計

Ⅰ.現オフィスの問題点・改善点の洗い出し

オフィス移転にともない、現在のオフィスで抱えている問題点や改善したい点を洗い出すとよいでしょう。
具体的には、オフィスレイアウトにおける従業員の満足度や不満点、また、各スペースの面積や使用状況・使用頻度、OA機器の使用状況、書類や在庫量、照明・空調などの設備に関して項目ごとに洗い出すと良いでしょう。

Ⅱ.必要なスペースの整理

オフィス設計の段階で、新しいオフィスで必要なスペースを把握しておくことが必要になります。
例えば、接客のための応接室や会議室、エントランス、リフレッシュスペース、給湯室、コピー機置き場、事務スペース、倉庫など必要なスペースを事前に整理しておくとオフィス設計がしやすくなります。

Ⅲ.社員1人あたりのワークスペース

通常、1人あたり1~2坪のワークスペースが一般的ですが、今後の増員を見越して、設計すると長く使用でき、無駄なコストがかからずに済みます。

Ⅳ.収納スペース

通常、書類や在庫に関しては日々増加していきます。
現在の書類・在庫の収納に加えて、今後の収納方法も考慮すると良いでしょう。
これを機にいるモノといらないモノを整理することもオススメ致します。

回答者:オフィスの専門家

イチゾウ編集部(オフィス)

塩原 慶大
 塩原 慶大

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