オフィス移転の詳細のスケジュールを教えてください。(1ヶ月前編)…

オフィスのQ&A

オフィス移転の詳細のスケジュールを教えてください。(1ヶ月前編)

まず、オフィス移転をする1ヶ月前にすべきことを下記させて頂きます。
※全体スケジュール(※1)、6ヶ月前にすべきこと(※2)、5ヶ月前にすべきこと(※3)、2ヶ月前にすべきこと(※4)

オフィス移転の1ヶ月前にすべきこととしては、大きく下記5点が重要になります。

①全社員への移転の説明

全社員に今回の移転の目的からどういった作業手順で進めていくのかを共有すると、スムーズにに移転作業が行えます。移転当日までの作業手順や、移転後の作業内容をマニュアル化し、全社員へ配布、説明、共有するとトラブルを最小限に抑えることができます。
よくあるトラブルとしては、搬入物が適切な場所に届かない、どのダンボールに梱包したかが不明などが上げられます。

②荷物の梱包作業

引越しの前日までに、梱包作業が必要になります。
移転日前に引越し業者からダンボールやガムテープなど梱包に必要な資材が届きます。
自分の荷物に関しては、自己責任で梱包しますが、共有物に関しては、梱包ルールを決めて役割分担して梱包すると良いでしょう。

移転先のオフィスレイアウトの図面を作成するときは、机や椅子に事前に番号を割り当て、ダンボールに貼るラベルにその番号を書いておくとスムーズになります。それにより、引越し業者が、番号に従って搬入作業を行え、荷物の紛失や搬入場所の間違いなどが改善されます。
なお、貴重品や重要な書類などについては、紛失すると困るので、できる限り個人で運ぶことが望ましいです。

③ラベリングの注意点

荷物の移動は、基本的にラベルに記載された番号によって行われます。
ラベルが貼られていない場合、必要な場所へ搬入されず、紛失するなどのおそれがありますので注意が必要です。
また、ラベルは貼っていても、当日の慌しい作業の中で、違う場所へ搬入される可能性も考えられます。このため、なるべくラベルは、ダンボールの上部、側面など数箇所かに貼ると見つけやすく、紛失リスクが軽減されます。

④コピー機・金庫など重荷の搬入に関する打ち合わせ

パソコンやコピー機などは、オフィス移転後、調整が必要になる場合があるため、各業者と事前に打ち合わせをしておくと良いでしょう。

⑤移転案内状の送付

得意先、取引銀行など、各業者への住所変更、電話番号変更の連絡をすると良いでしょう。
事前に案内状を送付する企業一覧を準備しておくとスムーズに送付が可能です。
通常、移転案内状は移転の2週間前くらいに届くように送付します。

回答者:オフィスの専門家

イチゾウ編集部(オフィス)

塩原 慶大
 塩原 慶大

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